Politique de confidentialité et de conservation des documents

Daigle & Matte, avocats fiscalistes inc. est un cabinet juridique qui accorde de l’importance à votre vie privée et qui se soucie de la façon dont vos renseignements personnels sont traités.

La présente Politique de confidentialité a pour but de vous informer de nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de traitement, de divulgation, de conservation et de destruction de vos renseignements personnels.

Elle s’applique aux clients et au personnel de notre entreprise. Dans le cadre de notre activité juridique, nous collectons, utilisons et traitons des renseignements aux fins de réaliser nos prestations de services en matière juridique. La confidentialité est primordiale pour nous de même que le respect du secret professionnel auquel nous sommes assujettis. Nous respectons les normes éthiques les plus rigoureuses lors du traitement de tous les renseignements, et tout particulièrement à l’égard des renseignements personnels.

En nous communiquant des renseignements personnels (par l’intermédiaire de notre site internet, par courriel, en personne ou par téléphone), vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente politique, et vous autorisez Daigle & Matte, avocats fiscalistes inc. et ses fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous.

1. Qui sommes-nous?

Daigle & Matte, avocats fiscalistes inc. est un cabinet qui œuvre dans la province de Québec et offrant des services juridiques classiques, en droit des affaires ainsi que des services spécialisés en fiscalité.

Notre cabinet est directement responsable du traitement de vos renseignements personnels conformément à la législation en vigueur et aux normes réglementaires qui s’appliquent à notre profession.

2. Quels renseignements personnels collectons-nous?

Nous pouvons collecter et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de la réalisation de notre prestation de services et de nos activités, notamment :

• Des coordonnées, comme un nom, une adresse, une adresse courriel ou un numéro de téléphone;
• Des renseignements biographiques comme un titre de poste, le nom d’un employeur, des photos et du contenu vidéo ou audio;
• Des renseignements relatifs à la facturation et des renseignements financiers, comme une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement;
• Des renseignements relatifs à des services, comme des détails concernant des services que nous vous avons rendus;
• Des renseignements relatifs au recrutement, comme un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels, des détails concernant les affiliations professionnelles et d’autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel par Daigle & Matte, avocats fiscalistes inc. ou une société liée à Daigle & Matte, avocats fiscalistes inc. ou à une association potentielle avec Daigle & Matte, avocats fiscalistes inc. ou une société liée à Daigle & Matte, avocats fiscalistes inc.;
• Des renseignements qui nous sont fournis par nos clients ou pour le compte de ceux-ci ou que nous produisons dans le cadre de notre prestation de services et qui pourraient, lorsque cela est pertinent, comprendre des catégories spéciales de renseignements personnels (notamment l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale, la santé ou l’orientation sexuelle, etc.) ou encore des renseignements personnels dits sensibles (les « renseignements sensibles »), tels que définis à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec) (renseignements médicaux, biométriques ou autrement intimes, ou, en raison du contexte de leur utilisation ou de leur communication, qui suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée);
• Des données d’identification et d’autres données de vérification des antécédents, comme une copie d’un permis de conduire ou des renseignements sur la provenance de fonds, nécessaires pour se conformer aux lois en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et recueillies dans le cadre de nos procédures d’acceptation d’une relation client et de surveillance continue;
• Des renseignements relatifs au marketing et aux préférences de communication, de même que des renseignements connexes, comme des commentaires et des réponses à des sondages; et
• Tout autre renseignement personnel fourni.

Nous recueillons habituellement les renseignements personnels que vous nous fournissez volontairement mais nous pouvons également recueillir des renseignements de tiers et à titre de mandataires de nos clients, si nous avons ou s’ils ont obtenu le consentement requis ou si la loi l’autorise ou l’exige. Nous pouvons également recueillir des renseignements par l’intermédiaire de ce site internet, bien que ces renseignements soient habituellement limités à votre nom et à votre adresse courriel.

Nous obtiendrons votre consentement avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à quelque fin que ce soit, sauf si la loi l’autorise ou l’exige. Le consentement peut être fourni verbalement ou par écrit; il peut également être implicite, par exemple lorsque vous continuez à nous fournir des renseignements personnels dans le cadre de notre relation continue ou lorsque vous fournissez vos coordonnées personnelles à des avocats ou employés de Daigle & Matte, avocats fiscalistes inc. dans le cadre d’un mandat. Il peut s’agir de renseignements personnels que vous nous fournissez lorsque nous vous représentons dans le cadre d’un litige et que nous pouvons subséquemment être obligés de divulguer aux fins du recours.

En nous fournissant des renseignements personnels, vous consentez à ce que nous recueillions, utilisions et communiquions ces renseignements personnels conformément à cette politique d’utilisation et de confidentialité et comme la loi l’autorise ou l’exige.

Veuillez prendre note que si vous nous fournissez des renseignements personnels au sujet d’autres personnes (comme vos clients, vos administrateurs, vos dirigeants, vos actionnaires ou vos employés), vous devez vous assurer de les avoir dûment avisées que vous nous fournissez leurs renseignements et d’avoir obtenu leur consentement à une telle communication de renseignements.

Nous ne recueillons pas volontairement de renseignements auprès d’enfants ou d’autres personnes âgées de moins de 16 ans. Si vous êtes un mineur de moins de 16 ans, veuillez ne pas nous fournir de renseignements personnels sans le consentement exprès d’un parent ou d’un tuteur. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous savez que vos enfants nous ont fourni des renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous. Si nous apprenons que nous avons recueilli des renseignements personnels d’enfants mineurs sans vérification du consentement parental, nous prendrons des mesures pour supprimer ces renseignements de nos serveurs.

Vous ne pouvez pas nous transmettre de renseignements confidentiels ou de renseignements sensibles, tant et aussi longtemps que nous n’avons pas confirmé par écrit que nous vous représentons ou représentons votre entreprise ou organisation ou que nous agissons pour votre compte ou pour le compte de votre entreprise ou organisation. Les courriels non sollicités que nous envoient des personnes qui ne sont pas des clients ne donnent pas lieu à l’établissement d’une relation avocat-client. Ceux-ci pourraient ne pas être visés par le secret professionnel et, par conséquent, pourraient être divulgués à des tiers.

3. Comment collectons-nous vos renseignements personnels?

Nous collectons vos renseignements personnels de plusieurs façons :

• Directement au cours des prestations de services juridiques que nous vous rendons;
• Par moyens numériques (téléphone, courriel, télécopieur, autres);
• Lors de vos demandes de renseignements par l’intermédiaire de notre formulaire de contact figurant sur notre site internet.

4. Comment utilisons-nous vos renseignements personnels ?

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels de l’une ou l’autre des manières indiquées ci-après, avec votre consentement ou, le cas échéant, selon une autre base légale en vertu des lois applicables. Dans chaque cas, nous indiquons pour quels motifs nous utilisons vos renseignements personnels :

• Afin de fournir nos services juridiques et d’autres services ainsi que pour la conduite de nos affaires, pour administrer et exécuter nos services, y compris pour exécuter nos obligations découlant de toute entente conclue entre vous et nous;
• Pour répondre à des demandes de renseignements ou à d’autres demandes de personnes qui visitent ce site internet;
• Afin de faciliter l’utilisation de ce site internet et de s’assurer que le contenu est pertinent et pour s’assurer que le contenu de ce site internet est présenté de la manière la plus efficace pour vous et pour votre appareil;
• À des fins de marketing et de développement des affaires – pour fournir des détails sur les nouveaux services, de l’information sur les développements juridiques et des invitations à des événements lorsqu’une personne a choisi de recevoir de tels renseignements;
• À des fins de recherche et de développement (y compris du point de vue de la sécurité) – pour réaliser des analyses permettant de mieux comprendre les exigences de nos clients en matière de service et de marketing et de mieux comprendre notre entreprise et élaborer nos services et nos offres; vous pouvez vous désinscrire à n’importe quel moment;
• À des fins de recrutement – pour nous permettre de traiter des demandes d’emploi et d’évaluer si une personne répond aux exigences du poste pour lequel elle pourrait postuler chez Daigle & Matte, avocats fiscalistes inc. ou une société liée à Daigle & Matte, avocats fiscalistes inc.;
• Afin de satisfaire à nos obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques – pour nous conformer à nos obligations légales (effectuer une vérification diligente à l’égard d’un client/obtenir des renseignements au sujet d’un client, détecter les risques en matière de lutte à la corruption, de sanctions et de réputation, identifier les conflits d’intérêts);
• Pour prévenir la fraude et/ou effectuer d’autres vérifications d’antécédents qui pourraient être notamment requises à tout moment aux termes de la loi ou de la réglementation applicable et/ou des pratiques exemplaires (si des renseignements faux ou inexacts sont fournis ou si une fraude est constatée ou soupçonnée, de l’information pourrait être transmise à des organismes de prévention de la fraude et pourrait être enregistrée par nous ou par de tels organismes). Lorsque nous traitons des renseignements personnels de catégories spéciales, nous pouvons également nous fonder sur des éléments d’intérêt public importants (prévention ou détection des crimes) ou des réclamations fondées en droit;
• Pour faire respecter nos droits, pour satisfaire à nos obligations légales ou réglementaires en matière de communication d’information et/ou pour protéger les droits de tiers;
• Afin de nous assurer d’être payés – pour recouvrer des paiements qui nous sont dus et, s’il y lieu, pour faire exécuter de tels recouvrements en faisant appel à des agences de recouvrement de créances ou en prenant d’autres moyens juridiques (y compris en intentant des procédures judiciaires); et
• Afin de réorganiser ou de modifier notre entreprise – si nous entreprenons une réorganisation (par exemple, en fusionnant, en regroupant ou en cédant une partie de notre entreprise), nous pourrions devoir transférer une partie ou la totalité des renseignements personnels à un tiers concerné (ou à ses conseillers) dans le cadre de tout processus de vérification diligente ou de transfert à cette entité issue d’une réorganisation ou à ce tiers aux mêmes fins que celles énoncées dans cette politique d’utilisation et de confidentialité ou aux fins de l’analyse de toute réorganisation proposée.

5. Avec qui partageons-nous des renseignements personnels ?

Nous pouvons partager des renseignements personnels avec certains tiers, notamment les suivants :

• Des tiers fournisseurs de service et/ou partenaires qui nous fournissent des services de sites Web, de soutien administratif, d’entretien et d’autres services. Ces tiers pourraient avoir accès à des renseignements personnels ou les traiter dans le cadre des services qu’ils nous fournissent. Nous limitons les renseignements que nous fournissons à ces fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions, et les contrats écrits que nous avons conclus avec ces fournisseurs de services exigent d’eux qu’ils prennent des mesures raisonnables et conformes à la loi pour assurer la confidentialité de ces renseignements;
• Des organismes gouvernementaux, réglementaires ou d’application de la loi lorsque nous sommes tenus de communiquer ces renseignements ou si croyons de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables;
• Nos conseillers professionnels, nos banquiers et nos auditeurs.

Nous n’utiliserons les renseignements personnels que dans le but d’atteindre l’objectif principal et l’objectif légitime applicable pour lesquels ils ont été collectés, ou à des fins compatibles avec cet objectif principal.

6. Pendant combien de temps conservons-nous les renseignements personnels ?

Nous ne conserverons les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans cette politique d’utilisation et de confidentialité et pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires, et toujours en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec), le Code de déontologie des avocats et toute autre loi applicable.

7. Où conservons-nous les renseignements personnels et transferts internationaux ?

Notre traitement des renseignements personnels ne vise que les personnes et entités établies au Québec. Néanmoins, vos renseignements personnels peuvent être communiqués à des fournisseurs de services dont les installations sont situées ailleurs au Canada, le tout pour accomplir les finalités de notre collecte de données.

8. Comment protégeons-nous les renseignements personnels ?

Nous reconnaissons que la sécurité de l’information fait partie intégrante de la confidentialité des renseignements personnels. Nous mettons en œuvre les meilleurs pratiques de l’industrie pour voir à la protection des renseignements personnels conformément à la législation applicable en matière de protection en cette matière.

À cet effet, nous maintenons des mesures de protection physiques, techniques ou procédurales raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre toute consultation, utilisation, modification, divulgation et/ou destruction non autorisée et non conforme à la législation en vigueur, notamment l’utilisation de l’infonuagique, « backup » de sauvegarde et système de sécurité et de cybersécurité.

Tous les membres de Daigle & Matte, avocats fiscalistes inc. et les tiers fournisseurs dont nous pouvons retenir les services et qui traitent des renseignements personnels pour notre compte sont aussi tenus de respecter la confidentialité des renseignements personnels.

Un registre des incidents de sécurité est créé et tenu à jour.

9. Quels droits une personne détient-elle à l’égard de ses renseignements personnels?

Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des données, vous disposez des droits suivants :

• Accès : le droit de demander si nous traitons vos renseignements personnels et, le cas échéant, de demander d’avoir accès à ces renseignements. Sous réserve du droit applicable et, le cas échéant, du paiement d’un frais raisonnable de transcription, reproduction ou transmission, la personne peut ainsi recevoir une copie des renseignements personnels que nous détenons et certains autres renseignements la concernant;
• Portabilité : le droit d’obtenir copie d’un renseignement personnel informatisé vous concernant dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
• Droits liés à l’utilisation des technologies : votre droit d’être informé si nous avons recours à une technologie comprenant des fonctions permettant de vous identifier, de vous localiser ou d’effectuer un profilage, le cas échéant, et d’être informé des moyens offerts pour activer de telles fonctions, le cas échéant;
• Exactitude : nous sommes tenus de prendre des mesures raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels en notre possession sont exacts, complets, non trompeurs et à jour;
• Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel inexact, incomplet ou équivoque, ou dont la communication et la conservation ne sont pas autorisés par la loi, que nous détenons à votre égard.
• Effacement : le droit de nous demander d’effacer, de détruire ou de retirer des renseignements personnels dans certaines circonstances. Il existe certaines exceptions aux termes desquelles nous pourrions refuser une demande d’effacement ou de destruction, notamment lorsque les renseignements personnels sont requis à des fins de conformité avec la loi ou avec une entente contractuelle entre les parties, ou relativement à des réclamations;
• Droit à l’oubli : le droit de nous demander de cesser toute diffusion d’un renseignement personnel ou que soit désindexé tout hyperlien permettant d’y accéder par un moyen technologique, ou encore d’exiger que l’hyperlien soit réindexé, si la diffusion du renseignement personnel contrevient à la loi ou si les conditions prévues à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec) sont réunies;
• Restriction : le droit de nous demander de suspendre le traitement de certains renseignements personnels, notamment afin d’établir leur exactitude ou la raison de leur traitement;
• Décisions automatisées : le droit de faire rectifier tout renseignement personnel utilisé pour rendre une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé et le droit de présenter vos observations à notre responsable de la protection des renseignements personnels; et
• Consentement : lorsque nous avons obtenu le consentement au traitement des renseignements personnels, le droit de retirer ce consentement dans les circonstances prévues par la loi.

En cas d’indicent de sécurité, veuillez communiquer avec le responsable de la manière indiquée à la rubrique « Comment communiquer avec nous » ci-après, qui verra à prendre les mesures appropriées avec diligence.

10. Comment utilisons-nous les témoins de connexion ?

Lorsque vous utilisez notre site internet, nous pouvons installer un « témoin sur votre ordinateur ». Les témoins sont de petits fichiers de données créés par votre navigateur et placés sur votre ordinateur. Ces témoins peuvent avoir plusieurs fonctionnalités dont celles d’améliorer le fonctionnement de notre site internet.

11. Comment communiquer avec nous?

Si vous avez des questions concernant la présente Politique de confidentialité ou la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, ou encore pour exercer vos droits, veuillez, communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel ou par la poste aux coordonnées suivantes :

12. Comment mettons-nous à jour la présente Politique de confidentialité?

Nous pouvons modifier le contenu de notre site internet et la manière d’utiliser les témoins sans préavis et, par conséquent, la présente Politique de confidentialité et notre pourrait être modifiée à tout moment.

Nous vous invitons donc à les consulter de manière régulière afin de demeurer informé(e) de la manière dont nous traitons les renseignements personnels.

Cette politique d’utilisation et de confidentialité a été mise à jour pour la dernière fois en septembre 2023.